Yönetici asistanı bir örgütün yüzü olarak görülür ve bir şirket veya kurumdaki yöneticilere üst düzey idari destek sağlayan kişidir. Sekreterler veya kişisel asistanlar gibi, büro işlerini yürütürler. Ancak, yönetici asistanlarının, bir işletmenin başarısını veya karlılığını etkileyebilecek, yerine getirmesi gereken ek sorumluluklar ve daha üst düzey görevler vardır. Hatta bir toplantıda veya başka bir iletişimde destekledikleri yöneticiyi temsil etmeleri istenebilir. Yönetici asistanları yüksek oranda örgütlenmeli ve işe öncelik verebilmeli, kişiler arası ve iletişim becerilerine sahip olmalı ve yönetsel yeteneklere sahip olmalıdır.

Yönetici Asistanı ne yapar?

Yönetici asistanı, kişisel programlardan yönetim kurulu toplantılarına kadar her şeyi idare eden, asiste ettiği yöneticinin sağ koludur.

Birçok bakımdan yönetici asistanının rolü bir resepsiyonist, sekreter veya idari asistanın rolüne benzer. Telefon görüşmeleri kabul etme ve yapma, dosya tutma, toplantıları planlama, not gönderme, yazışma düzenleme, ziyaretçileri kabul etme, gelen raporları gözden geçirme ve yöneticinin günlük programını ayarlama gibi büro işleri gerçekleştirir. Kişisel bilgisayarlar, yazıcılar, faks makineleri, tarayıcılar, çok hatlı telefonlar ve elektronik tablo, kelime işlem ve muhasebe programları dahil olmak üzere gelişmiş bilgisayar yazılım programları dahil standart ofis ekipmanlarını rahatlıkla kullanabilirler.

Yönetici asistanının rolü ‘bekçi’ rolüdür. Hangi telefon görüşmelerinin ve raporlarının yöneticiye geçeceğini ve hangi toplantıların planlandığını kontrol eder. Bu sorumluluğu yerine getirmek için yönetici asistanları, hem şirketin hem de çalıştığı yöneticinin hedeflerini, değerlerini ve ihtiyaçlarını açıkça anlamalıdır.

Yönetici asistanları, işbirliği gerektiren belirli görevleri tamamlamak için genellikle alt düzey yönetici asistanlarıyla yakın çalışırlar. Bazı şirketlerde yönetici asistanları, diğer yönetici asistanlarının çalışmalarını denetler ve görevleri koordine eder. Şirketin yapısına ve büyüklüğüne bağlı olarak, bir yönetici asistanının iş yüküne yardımcı olması için bir veya daha fazla asistanı olabilir. Bunlar genellikle sekreterler veya daha fazla giriş seviyesi büro görevlileridir. Yönetici asistanı genellikle görevlerini idare etmekten ve gerektiğinde onlara görev vermekten sorumludur. Yöneticinin ihtiyaçları ve büro personelinin işleyişi hakkında en kapsamlı anlayışa sahip olduklarından, yönetici yardımcıları genellikle gelen idari yardımcıları eğitmektedir.

Yönetici Asistanının çalışma alanı nasıldır?

Yönetici asistanları genellikle ofis ortamında çalışmaktadır. Okullar, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, kurumsal organizasyonlar, hastaneler ve devlet kurumları dahil tüm sektörlerde bulunabilirler. Genellikle uzun süre oturarak çalışabilirler ve günlerinin çoğunu bir bilgisayarda veya telefonda geçirebilirler.

Eğer bu makaleyi faydalı bulduysanız, buradaki makale de çok işinize yarayacak.